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2ème session de renforcement des capacités des cadres de l’AGETIP-BENIN

La planification au cœur des échanges

Dans le cadre du renforcement des capacités des cadres de l’AGETIP-BENIN, s’est tenue du samedi 15 juillet au samedi 05 août 2017, une série de formations centrée sur la planification des projets. Elle a été assurée par le consultant principal du Directeur Général, M. Eddy BAPTISTE.

Le Directeur Général de l’Agence d’Exécution des Travaux d’Intérêt Public (AGETIP-BENIN), M. Raymond ADEKAMBI, a officiellement ouvert, le 15 juillet 2017, la session de formation sur la planification des projets, étalée sur quatre samedis. Dans ses propos introductifs, il a invité les participants à suivre avec attention et rigueur ces formations qui seront dispensées par le consultant canadien, M. Eddy BAPTISTE, recruté spécialement par l’Agence afin de renforcer les capacités des cadres.

Le décor ainsi planté, le consultant a démarré sa séance en fournissant aux participants la définition de la notion de projet. Ainsi, on retiendra qu’un projet est un « processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maitrisées, comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant des contraintes de délais et de coût ». Cette définition on ne peut plus complète du projet a servi de fondation pour aborder l’importance de la gestion du temps dans l’exécution d’un projet. Pour le consultant formateur, il est recommandé d’être constamment « à la recherche de la maitrise du temps ».

En ce qui concerne l’AGETIP-BENIN, M. Eddy BAPTISTE a salué l’existence d’un manuel de procédures techniques assez fourni. Il a toutefois noté que ce dernier comporte des lacunes qu’il convient de combler. Car, a-t-il souligné, « la gestion des projets, c’est la coordination, mais c’est aussi le contrôle ». Dans cet ordre d’idées, il a exhorté la Direction des Opérations à ne pas être complaisante avec les bureaux d’études et de contrôle dans la mesure où la réputation de l’AGETIP-BENIN dépend des performances desdits bureaux. Dans tous les cas, il a estimé qu’il est nécessaire pour l’Agence de trouver et de mettre en pratique une approche dynamique qui lui permette de mieux gérer le temps.

Aussi, le consultant a-t-il traité du management des projets ; lequel vise à appliquer des méthodes, des coûts, des techniques et des compétences à un projet donné. Le management des projets, a-t-il ajouté, comprend aussi l’intégration des diverses phases du projet. L’organisation d’un projet, la transparence dans les appels d’offres, la responsabilité des chefs-projets et autres acteurs, sont autant d’autres aspects importants qui ont été développés par M. Eddy BAPTISTE.

Il convient de préciser que le Directeur Général de l’AGETIP-BENIN, M. Raymond ADEKAMBI, a pratiquement co-animé cette session de formation avec le consultant formateur. En effet, à la fin de chaque développement du consultant, il prenait la parole pour apporter des contributions ou des informations complémentaires.

Cette première session de la formation a pris fin après que le consultant a présenté aux participants les fruits de ses réflexions devant contribuer à une meilleure organisation et gestion du temps par l’Agence. Il s’agit de propositions de codification de certaines données et de fiches de contrôle mieux détaillées. Les débats, faits de questions-réponses, ont ensuite permis aux uns et aux autres d’être davantage éclairés sur certains points d’ombre.

Deuxième séance

Les développements se sont poursuivis à l’occasion de la deuxième session qui s’est déroulée le samedi 22 juillet 2017. Ici, le consultant est revenu sur les avantages de la gestion du temps. Dans la même veine, il a conseillé fortement à l’AGETIP-BENIN d’aller vers une comptabilité analytique. Aussi, M. Eddy BAPTISTE a-t-il traité de l’organisation du projet, c’est-à-dire son découpage en tâches. C’est ce qu’il appelle le WBS (Work Breakdown Structure) ou OT (Organigramme de tâches). Il s’agit d’un graphe représentant les relations entre les tâches afin de déterminer les niveaux de visibilité du projet.

Mais on doit aussi se focaliser sur le résultat visé du projet, à savoir le produit, pour assurer sa mise en œuvre. Dans ce cas, le Product Breakdown Structure (PBS) ou Organigramme Technique des Produits (OTP) est nécessaire. Egalement représenté sous la forme d’un arbre, il a pour objectifs de décomposer l’objet du projet en sous-ensembles et de définir les compétences nécessaires à sa mise en place.

Enfin, le Resource Breakdown Structure (RBS) ou Structure de Décomposition des Ressources permettra de décomposer le projet en ressources et de regrouper ces dernières par nature ou en équipes afin de mettre en place des calendriers de travail, de vérifier la disponibilité en termes de compétences et d’affecter les responsabilités hiérarchiques. Le RBS, a ajouté le consultant, doit être combiné avec le OBS, entendez Organisation Breakdown Structure ou Organigramme Fonctionnel (OF) pour identifier les différents niveaux de responsabilité des acteurs.

Une fois ces outils (WBS, PBS, RBS et OBS) nécessaires à la réalisation de la planification exposés, M. Eddy BAPTISTE a livré à l’assistance la définition de la planification proprement dite et de quelques notions clés. On pourra comprendre par planification de projet, l’activité qui consiste à déterminer et à ordonnancer les tâches d’un projet, à estimer leurs charges et à déterminer les profils nécessaires à leur réalisation. Autrement dit, par un planning rigoureux, suivre et communiquer ce qui doit être fait, affecter les ressources aux tâches (charges de travail exprimées en nombre de journées, avec précision de la durée, des dates de début et de fin), voir comment les livrables (tout résultat tangible résultant de l’achèvement d’une partie du projet) doivent être présentés et comment valider les jalons (dates importantes de réalisation du projet).

Le consultant n’a pas manqué d’aborder les aspects liés aux contraintes de départ/démarrage et d’arrivée, aux marges et à l’identification des risques. Il a mis un accent particulier sur la démarche qualité qui doit s’intégrer à toutes les phases du projet afin d’assurer une meilleure gestion de ce dernier en termes de maitrise des coûts et de la durée.

Troisième séance

A la troisième session tenue le samedi 29 juillet 2017, les échanges ont porté sur le programme de construction et le choix du maitre d’œuvre. A ce niveau, M. Eddy BAPTISTE a indiqué que le programme de construction est une définition aussi détaillée que possible des objectifs du maitre d’ouvrage. Il doit prendre en compte les données du site, les besoins quantifiés de surface, les contraintes de réglementations techniques, les exigences techniques ou financières. Il est important, a-t-il souligné, que l’architecte présente le bilan d’une étude de faisabilité du projet et établisse un avant-projet définitif comportant les caractéristiques du projet. L’architecte doit également établir les documents graphiques et pièces écrites requises par l’administration pour la constitution du dossier de permis de construire.

Le consultant a en outre insisté sur les critères de choix du maitre d’œuvre. Pour lui, le maitre d’ouvrage public doit sélectionner l’équipe de maitrise d’œuvre la plus pertinente pour sécuriser la maitrise d’ouvrage. Les critères de sélection d’un maitre d’œuvre structuré et expérimenté doivent tenir compte de la qualité de la production architecturale, du degré d’expérience et des éventuelles qualifications, des moyens humains et matériels, de la présence dans l’équipe de compétences spécifiques, etc.

Quatrième séance

Des cas pratiques, des explications complémentaires et des débats enrichissants ont meublé la quatrième et dernière session de la formation intervenue le samedi 5 août 2017. Présent à cette séance, le Directeur Général de l’Agence, en guise de clôture, a remercié le consultant pour ses conseils et enseignements en matière de suivi des projets et de gestion des contrats. Cette série de formations n’a certainement pas comblé toutes les attentes, a déclaré M. Raymond ADEKAMBI ; ceci d’autant que l’expertise du consultant était attendue sur certaines préoccupations chères à l’Agence à savoir : la maitrise de la consommation de l’électricité, le système de tracking des véhicules, la gestion du parking, etc. Toutefois, la formation a commencé par porter ses fruits, s’est réjoui le Directeur Général qui note déjà une amélioration dans la soumission des offres. « Une évaluation de la formation sera faite et nous espérons que la collaboration va continuer », a souhaité M. Raymond ADEKAMBI qui a aussi exprimé un regret. En effet, il n’a pas caché sa désolation quant à la faible participation des cadres à cette série de formations.

La remise de cadeau au consultant, par la représentante du personnel de l’Agence, Mme Synthia ASSOGBA, a mis un terme à la séance.

Prince AKOGOU


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